Khi một container lạnh đang đợi được vận chuyển hay trong hành trình từ nơi nhận hay bãi giao hàng, nó phải được đấu với nguồn của mạng lưới điện hay một máy phát độc lập để máy lạnh có thể hoạt động liên tục.
Khi một container lạnh đang đợi được vận chuyển hay trong hành trình từ nơi nhận hay bãi giao hàng, nó phải được đấu với nguồn của mạng lưới điện hay một máy phát độc lập để máy lạnh có thể hoạt động liên tục.

Hệ thống làm lạnh cần được theo dõi, kiểm tra bởi đại diện của người vận chuyển hay người kinh doanh kho bãi, tối thiểu 4 lần/24 giờ và các báo cáo kiểm tra phải được hoàn tất ngay trước khi container được chuyển đi. Nhiệt độ cài đặt và ghi chép nhiệt độ thường xuyên phải được kiểm tra chéo. Mỗi khi kiểm tra hệ thống làm lạnh thì việc kiểm tra tình trạng bên ngoài của container và các niêm chì (kể cả các niêm chì kiểm dịch bằng cách xoắn hay giật nhẹ) cũng phải được tiến hành. Phải kiểm tra số lượng niêm chì và đối chiếu với số lượng ghi trong hồ sơ kiểm tra. Trường hợp có dấu hiệu bất thường, chủ tàu/đại lý phải được thông báo ngay lập tức để tiến hành khắc phục và ngăn ngừa những tổn thất có thể xảy ra.

Ghi chép nhiệt độ 
Một máy ghi nhiệt độ “Part low” ghi lại nhiệt độ trên một biểu lặp cảm biến áp suất trong khoảng thời gian là 31 ngày. Nếu hành trình dự kiến kéo dài quá 31 ngày thì kỹ thuật viên chịu trách nhiệm trên tàu phải chú ý thay thế trước khi hết hạn. Thực sự cần thiết phải lên cót thiết bị này bằng chìa khóa cố định đính kèm mỗi khi thay một biểu đồ mới vào thiết bị. Các biểu đồ phải luôn được thay mới mỗi khi tiến hành chuyển tải tàu-tàu. Biểu đồ đầu tiên phải được đặt dưới biểu đồ mới thay để lập thành hồ sơ theo dõi nhiệt độ đầy đủ cho cả hành trình đến tận cảng đích cuối cùng”.
Các biểu này phải bao gồm những thông tin:Tên tàu; số chuyến; số container; nhiệt độ cài đặt; cảng xếp hàng; cảng dỡ hàng; ngày đóng hàng/các thay đổi; thông gió; đóng/mở (mức độ); kiểm soát độ ẩm (HMC) (%).
Những thiết bị ghi dữ liệu này có thể theo dõi cả nhiệt độ không khí và nhiệt độ của hàng hóa trong một container lạnh, và các dữ liệu được lưu trữ trong một bộ nhớ điện tử. Bộ nhớ cũng lưu cả các kết quả kiểm tra PTI, các chi tiết báo hiệu sự cố và đảo chuyển (đảo chuyển các container trong khu cảng), cùng với hàng loạt dữ liệu liên lạc với thiết bị điều khiển và nguồn điện. Dữ liệu có thể được chuyển trực tiếp đến một máy tính cá nhân IBMtương thích, nơi mà từ đó thông tin có thể được in ra giấy hay chuyển sang lưu trữ ở CD. Nói chung, thông tin loại này đầy đủ, rộng và chính xác hơn thông tin thu được từ biểu đồ ghi nhiệt độ. & C. Q, n/ x2 P  `6 D1 X
Trong trường hợp sử dụng các hệ thống thiết bị ghi dữ liệu điện tử, những thông tin “bắt đầu hành trình” nên chứa đựng cả các chi tiết về xuất xứ và cảng đến. Sự chính xác của ngày và giờ cũng cần được kiểm tra. Việc sử dụng các thiết bị ghi xách tay đặt bên trong không gian chứa hàng hóa phải được ghi chú trên hồ sơ của lô hàng. Các thiết bị ghi xách tay có thể là loại thiết bị dùng một lần rồi bỏ hay có thể tái sử dụng thông qua sử dụng các thiết bị cảm biến lưỡng kim hay những thiết bị ghi điện tử có bộ nhớ. Loại thứ hai có thể có các que thăm hàng đính với những cáp nối hay có thể gồm một thiết bị cảm biến nội tại.
Khi được lắp đặt tại một trạm làm hàng container (CFS) để đi cùng với lô hàng đã định, điều cần thiết là những biểu đồ của thiết bị ghi xách tay phải được điền một cách chính xác bởi đại lý/đại diện người vận chuyển. Vị trí đặt những thiết bị phải được ghi chú đầy đủ trong các hồ sơ của lô hàng cùng với ngày giờ kích hoạt thiết bị.
Kẹp chì và an toàn hàng hóa
Khi làm hàng tại CFS, kẹp niêm chì phải được gắn ngay sau kết thúc đóng hàng vào container, số niêm chì phải được ghi lại trong các hồ sơ vận tải liên quan. Với các container do người gửi hàng đóng hàng thì thông thường người vận chuyển hay đại diện của ngườivận chuyển không thể tiến hành niêm chì cho đến khi các container được trả tại bãi hàng để chuyển xuống tàu. Khi nhận, phải lập tức gắn niêm chì và một lần nữa các chi tiết này phải được ghi chú trong các hồ sơ vận tải liên quan.
Đặc biệt quan trọng đối với trường hợp các niêm chì kiểm dịch được gắn vào các containerlà tất cả các chi tiết phải được ghi chú lại và được kiểm tra xem có dấu hiệu chúng bị xâm phạm trước khi được đưa đến bãi container hay không. Hàng nhập vào châu Âu, Mỹ và Nhật Bản chỉ được chấp nhận khi các niêm chì kiểm dịch còn nguyên vẹn tại cảng đến (để đảm bảo rằng hàng hóa không bị lén lút thay đổi trong quá trình vận chuyển). Tại các cảng trung chuyển nơi tàu ghé lại, đại lý hay đại diện của tàu phải khẳng định lại độ an toàn của cácniêm chì này và những thao tác đó phải được ghi chú đầy đủ trong hồ sơ đi kèm.
Với những mặt hàng được phân loại và dán mác “hàng đông lạnh nhanh”, EU có những yêu cầu nhập khẩu đặc biệt phải duy trì nhiệt độ chuẩn của hàng hóa từ thời điểm xuất xưởng, là thời điểm có thể sớm hơn thời điểm người vận chuyển nhận hàng. Trong những trường hợp ấy, người vận chuyển cần phải có bằng chứng về việc duy trì nhiệt độ trước đó.
Nói chung, các mặt hàng lạnh có thể chia thành 2 nhóm khác nhau: ướp lạnh; đông lạnh.+ u  v’ w# J5 T7 o5 \1 b9 t
Nhiều hàng ướp lạnh (hoa quả) được xem như hàng “sống” vì chúng tiếp tục quá trình hô hấp sau khi thu hoạch và nhạy cảm với môi trường khô nóng (héo khô và nhăn). Điều này không xảy ra với những mặt hàng như thịt hay phomat ướp lạnh. Nhiệt độ vận chuyển hoa quả tối thiểu thường không thấp hơn -1,1oC (30oF). Hàng đông lạnh được xem như là loại “ì, trơ” và thường vận chuyển ở nhiệt độ dưới -18oC (0oF).
Tuy nhiên, cả hai nhóm đều thuộc loại dễ ôi thiu và cần được bốc xếp cẩn thận hơn để đảm bảo hàng cập bến trong điều kiện tối ưu. Trong vận chuyển hàng ướp lạnh, các van thông gió thường được đặt ở vị trí mở với một số hãn hữu những ngoại lệ (thịt, chocolate, phim, hóa chất, các sản phẩm từ sữa và những mặt hàng yêu cầu vận chuyển trong điều kiện không khí kiểm soát). Một số hàng hóađòi hỏi kiểm soát độ ẩm (như hoa, củ). Lưu ý, trong những trường hợp này, rất nhiều thiết bị của hệ thống làm lạnh chỉ có thể làm giảm độ ẩm trong không gian chứa hàng và chế độ làm việc của chúng phải được cài đặt tương ứng. Một số thiết bị của container có khả năng làm tăng độ ẩm là các thiết bị kết nối két nước, các thiết bị này yêu cầu phải được vệ sinh đặc biệt để tránh nhiễm bẩn hàng hóa. Quá trình vận chuyển yêu cầu kiểm soát áp suất liên quan tới việc sử dụng những container chuyên dụng có khả năng thay thế mức ôxy bằng khí nitơ và khí CO2 để kéo dài tuổi thọ sản phẩm sau khi thu hoạch. Phương pháp này thích hợp với nhiều hoa quả thuộc loại mềm và có hạt,nhưng phương pháp này lại cần kiến thức chuyên môn để xác định nồng độ khí gas thích hợp.

Đóng hàng vào container 
Sắp xếp, đóng hàng chuẩn xác có vai trò đặc biệt quan trọng đối với vận chuyển hàng container lạnh.
Tuy nhiên, điều này thường nằm ngoài sự kiểm soát của người vận chuyển. Người vận chuyển chỉ nhận được container khi chúng đã được đóng kín và niêm chì và được cho biết rằng hàng hóa “như khai báo”.
Với hàng hóa loại đông lạnh thì mục đích là cung cấp khí lạnh lưu thông quanh hàng hóanhằm giảm khả năng biến động nhiệt độ của các khu cận biên (trần, sàn, vách container). Với hàng ướp lạnh (hoa quả, rau tươi), luồng khí phải được bố trí để có thể lan tỏa, thấm qua các lớp hàng xếp trong container, loại bỏ hơi nóng thoát ra từ sản phẩm, CO2, etylen (nếu có), không khí ẩm hay các khí gas cặn lưu đọng trong quá trình bảo quản hàng trước đó.
Hàng hóa không bao giờ được xếp cao hơn vạch đỏ trong containernhằm tạo điều kiện cho luồng khí liên tục từ phía trước lưu thông vào trong. Mô hình xếp hàng lý tưởng là cách xếp cho phép luồng khí cấp di chuyển tự do trong khi vẫn giữ nguyên được sự ổn định của hàng hóa. Phải bố trí đủ khoảng trống phía trên và dưới khối hàng đã xếp để không khí có thể tự do luân chuyển.
Quy trình đóng hàng đông lạnh rất đơn giản với điều kiện là chúng được đóng vào container đúng ở nhiệt độ chỉ định cài đặt cho hành trình. Điều này có thể đượcthực hiện bằng cách đóng hàng thành một khối vững chắc, không cần bố trí khoảng trống giữa khối hàng với thành container. Khi vận chuyển hàng đông lạnh phải luôn đóng van thông gió.
Điều quan trọng là phải đảm bảo khối hàng xếp phủ kín diện tích mặt sàn container hướng về phía sau các mép giới hạn sàn của thanh chữ “T” để tránh làm ngắt quãng và tăng hiệu quả của luồng khí lưu thông. Trong những container lớn, nếu lượng hàng hóa không đủ phủ kín mặt sàn thì chúng phải được xếp có cùng độ cao. Vì lý do sắp xếp hàng trong container đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì chất lượng và an toàn hàng hóakhi vận chuyển nên trong trường hợp có nghi ngờ khi nhận đơn đặt hàng của người gửi hàng thì cần tham khảo ý kiến chuyên gia.
Kiểm tra hàng hóa
Rất nhiều trường hợp trong vận đơn có quy định cho phép người vận chuyển mở một container đã niêm chì để tránh khả năng có tổn thất sau này. Phương pháp kiểm tra phụ thuộc vào loại hàng hóa và trong hầu hết các trường hợp đòi hỏi có sự trợ giúp của chuyên gia.
Phải thường xuyên đo nhiệt độ “cùi” của hoa quả ướp lạnh, rau tươi và nhiệt độ “lõi” của hàng đông lạnh. Trong điều kiện có thể, nên thực hiện thao tác này trước khi đóng hàng vào container lạnh. Hoa quả và rau tươi cũng cần được kiểm tra trước khi chúng được làm lạnh(xem có mốc, khô héo, mất nước, nhăn, mất màu, rách hay tróc vỏ, bầm dập, hỏng do nhiễm lạnh hay mùi vị).
Hàng đông lạnh phải được kiểm tra sự mất nước, bị sấy khô, xâm nhập của nước, vết lấm tấm đen, thay đổi màu sắc, mùi vị và kiểm tra có dấu hiệu nhiệt độ hàng hóa tăng lên sau đó bị làm lạnh lại hay không. Thùng các-tông, khay đựng và bao gói phải được xem xét kỹ khả năng và tính thích hợp với chức năng bảo vệ hàng hóa trong hải trình dài ngày.
Trong trường hợp một máy làm lạnh của container nào đó hoạt động thất thường, người chịu trách nhiệm trên tàu phải thông báo chủ tàu hay đại lý tại cảng dự kiến sẽ ghé để có những chuẩn bị cần thiết trên bờ khắc phục các trục trặc nếu không có khả năng khắc phụckhi đang hành trình trên biển.
Trong những tình huống ấy nên chỉ định một giám định viên lên tàu khi tàu cập bến để kiểm tra, lập báo cáo giám định tình trạng hàng hóa và các container.Nếu cómộtcontainer bị hỏng về mặt cơ học, đại lý hoặc giám định viên phải chắc chắn rằng sẽ thực hiện những bước cần thiết để sửa chữa, tu chỉnh ngay lập tức nhằm giảm tối đa tổn thất về hàng hóa có thể xảy ra sau này.